Vico Equense. Comune, informatizzazione documentale

Un protocollo informatico di ultima generazione è ormai entrato a far parte integrante del sistema amministrativo del Comune di Vico Equense, con l’obiettivo di velocizzare i tempi, contenere le spese e offrire un servizio di qualità ai cittadini. Si tratta di un nuovo mezzo di comunicazione e di registrazione documentale, che consente una distribuzione più veloce della corrispondenza e permette l’eliminazione di gran parte del materiale cartaceo. L’integrazione completa del sistema, che a regime abbraccerà tutti i settori dell’Ente, è prevista per fine anno. Diversi gli obiettivi. Innanzitutto sono attesi notevoli risparmi: questo nuovo software consente di acquisire il documento da protocollare all´interno di un archivio elettronico, sempre disponibile e consultabile, e di distribuirlo digitalmente agli uffici destinatari. Dopo pochi istanti i documenti, anche quelli più corposi, sono già fruibili per la lavorazione senza aver prodotto nessuna fotocopia. Inoltre, il responsabile dell’ufficio può, a sua volta, assegnare un documento in maniera elettronica ai vari componenti del proprio reparto, aggiungere note e seguirne l’iter fino ad espletamento . “Il Comune – spiega il Sindaco di Vico Equense, Gennaro Cinque - intende in questo modo promuovere un utilizzo intensivo degli strumenti informatici nei rapporti con imprese, enti e cittadini, favorendo l’interazione telematica con i propri utenti anche in vista del momento in cui tale canale di comunicazione con la pubblica amministrazione sarà l’unico ammesso (dal primo gennaio 2014).” Altro vantaggio è la costituzione di un archivio documentale informatico. Il vecchio protocollo, permetteva una ricerca che individuava unicamente mittente, destinatario, numero e oggetto. Spesso per atti risalenti ad anni addietro il documento andava ricercato nell’archivio cartaceo. D’ora in poi con un semplice click, anche a distanza di anni, si possono visionare direttamente gli atti e l’iter che ogni singolo documento, sia in entrata che in uscita. Nel processo di digitalizzazione già avviato ricopre ruolo fondamentale la gestione della Posta Elettronica Certificata che, assumendo analogo valore rispetto alla raccomandata con ricevuta di ritorno, consente lo scambio di documenti con valore legale anche nei confronti di altri Enti. “Complessivamente - aggiunge il Primo cittadino -, con l’introduzione di questa nuova modalità, insieme alle nuove funzionalità volute per agevolare l´utilizzo della PEC, si garantirà una riduzione considerevole dei tempi, accelerando gli scambi di atti tra i vari Enti ed eliminando completamente i costi di spedizione postale. Anche le comunicazioni con i Consiglieri comunali saranno automatizzate in questo senso, giacché una modifica recente al regolamento ha dotato tutti i consiglieri di PEC che sono già in fase di attivazione. Presto le notifiche a mezzo messo comunale, quali convocazioni del consiglio comunale ed altri atti simili saranno solo un ricordo. Ovviamente il processo è all’inizio e ci sarà una fase di transizione di 3-6 mesi in cui sia il cartaceo che il digitale convivranno”. COMUNICATO