Trasmissione telematica dei corrispettivi. Quale soluzione scegliere?

Mancano ormai poche settimane all’entrata in vigore del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate relativo alla memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi dei distributori automatici (art. 2 comma 2 Dl. 127 del 15/08/2015).
Le società che sviluppano software gestionali per il vending hanno lavorato alacremente per adattare alla nuova normativa gli strumenti già sviluppati e in uso presso i gestori e/o progettare soluzioni nuove, affinché tutto sia pronto per l’entrata in vigore stabilita per il 1° gennaio 2017.
Nonostante le iniziative promosse da CONFIDA e messe in campo da gruppi di gestori attraverso incontri sul territorio, mirati a fornire  corrette informazioni  sulle procedure da osservare, vi è ancora confusione soprattutto da parte delle gestioni medio-piccole, meno organizzate e informatizzate.
A questo proposito, ricapitoliamo le procedure di base che i produttori di sistemi per il rilevamento e la gestione dei dati e le società di gestione dovranno seguire:

•  i produttori di software e sistemi devono accreditarsi sul sito web dell'AdE che li certificherà;
• le società di gestione devono registrarsi sul sito web dell'AdE fornendo tutti i dati fiscali (sede, partita IVA, ecc.);
• le società di gestione devono registrare sul sito web dell'AdE tutti i D.A. del proprio parco macchine specificando: numero di matricola (I.D.) dei Sistemi Master; geo localizzazione dei Sistemi Master (longitudine e latitudine); tipo di vending machine (Food – Non Food – Food e Non Food); protocollo di comunicazione della vending machine (Executive – MDB – ecc.);
• l'AdE invierà telematicamente un QR Code identificativo per ogni Sistema Master;
• le società di gestione devono stampare e applicare i QR Code ricevuti sui D.A. corrispondenti;
• le società di gestione devono censire tutti i dispositivi utilizzati per prelevare i dati dai D.A. comunicandone i codici IMEI;
• l'AdE fornirà un Certificato Dispositivo per ogni device registrato sul quale lo stesso andrà applicato;
• i device considerati idonei per il prelievo e la trasmissione dei dati sono tutti i dispositivi mobili più utilizzati dalle società di gestione (palmari, smartphone, tablet);
• La lettura e prelievo dei dati, così come la trasmissione,  devono avvenire in prossimità della macchina;
• il sistema AdE sigillerà elettronicamente il file contenente i dati  in formato .xml;
• I dati trasmessi nel file .xml sono quelli contenuti  nel tracciato EVA-DTS e riguardano: l’ammontare complessivo del venduto, l’incassato, il totale di quanto reso dalle rendiresto se presenti, nonché data e ora del prelievo, matricola del Sistema Master e tutti gli identificativi della macchina e del gestore.

Il ritardo, con il quale l’Agenzia delle Entrate ha attivato la sezione del portale dedicata, ha dilatato i tempi di ultimazione degli adattamenti dei software gestionali da parte delle società che ne producono e soprattutto  i tempi utili per effettuare tutti i test indispensabili a verificare che tutto funzioni.
Ciò nonostante, i produttori di software e sistemi di pagamento si dichiarano pronti a supportare i gestori nell’affrontare le procedure richieste dal nuovo regime fiscale.

Qual è la soluzione più adatta alle esigenze della  propria società di gestione? La questione non è di facile soluzione soprattutto per le piccole società che non possiedono già un software gestionale di base. Alcuni produttori hanno pensato a soluzioni semplici da adottare che prevedono la gestione dell'intera procedura attraverso una App da scaricare sui dispositivi mobili in dotazione.